Órdenes de cambio sin perder el margen

El problema

«Ese muro lo movemos, no pasa nada.» Un cambio verbal en obra sube el costo hoy y, si nadie lo registra, nunca llega al cobro. El margen no se pierde en un error grande: se pierde en veinte cambios chicos sin papel.

Dos preguntas por cada cambio

1. ¿Cuánto mueve el costo? Más cantidad de una partida, un concepto que no existía o un ajuste a un capítulo completo.
2. ¿Quién lo paga? Si lo pidió el cliente, entra a su contrato y se cobra. Si es tuyo (un error, un ajuste de obra), sube tu costo pero no el contrato.

La segunda pregunta es la que cuida el margen:

El cambio	Sube el costo	Sube el contrato	Tu utilidad
Lo pide el cliente y se cobra	Sí	Sí	Se queda igual
Es interno (lo absorbes tú)	Sí	No	Baja
No se registró	Sí, en el ejercido	No	Baja sin aviso

Cómo se hace en Constructiva

1. Registra la orden de cambio desde Control de obra, con el botón «Registrar orden de cambio» o con el «±» de una partida. Cada línea es una de tres: más o menos cantidad de una partida al precio pactado, un concepto extraordinario con su unidad y su precio, o un ajuste en pesos a un capítulo. Un capítulo nuevo no es orden de cambio: es una cotización nueva.
2. Escribe el motivo, que es obligatorio, y la referencia si la hay: la nota de bitácora o el oficio. Si el cambio mueve el plazo, anótalo en días.
3. Marca «Interna» si el cambio es tuyo: mueve el costo esperado de control de obra, pero no el contrato del cliente ni las estimaciones.
4. Apruébala: mientras está en borrador se ve, pero no cuenta. La aprueba el Owner, un Admin o el Gerente de proyectos, y antes de confirmar ve el costo vigente antes y después.
5. Cóbrala: una orden aprobada y no interna sube lo que puedes estimar. Lo que entra por cambio se cobra sin descontar anticipo, y sí retiene fondo de garantía.

Una deductiva no puede bajar de lo que ya cobraste en estimaciones autorizadas. Y una orden ya cobrada no vuelve a borrador.

La alerta que te avisa a tiempo

El presupuesto vigente es la línea base más las órdenes aprobadas. Cuando lo que gastaste (neto, sin IVA) pasa el vigente, Finanzas del proyecto marca «Margen en riesgo» y te propone renegociar las órdenes sin absorber y revisar el sobrecosto. Antes de eso, al capturar un gasto, el capítulo te avisa si pasa del 100 % de su presupuesto y si pasa del 120 %. Nunca bloquea.

Cuando ya son demasiados cambios

Si la obra cambió tanto que medir contra la línea base original ya no dice nada, en Control de obra puedes rehacer la línea base desde un presupuesto aprobado, con motivo, y marcar qué órdenes absorbe. La pide el Owner, un Admin o el Gerente; la autoriza el Owner o un Admin, otra persona si hay más de una. La original queda en el historial y el contrato del cliente no cambia.

Con tus contratistas

En un contrato por pagar, las órdenes de cambio siempre son internas: son costo con el contratista, nunca cobro al cliente. Ahí Constructiva te avisa cuando las aditivas o las deductivas pasan del 25 % del monto original, o el plazo del 25 % del pactado, y te sugiere un convenio modificatorio. Es una regla práctica de la obra, no un límite de ley.