En Constructiva cada persona es una sola ficha: el prospecto que llega preguntando y el cliente al que le cobras una obra son el mismo contacto en momentos distintos. No hay dos listas que sincronizar — el tablero de prospectos muestra a los contactos que van en etapa de venta, y cuando ganas el trato la misma ficha acumula sus cotizaciones, obras y cobros.
El tablero de prospectos
Cinco etapas: Contacto inicial → Visita al sitio → Cotización → Negociación → Ganado. Arrastra la tarjeta entre columnas para mover el trato; los perdidos se ocultan del tablero y se recuperan con «Mostrar perdidos». El valor de cada trato sale de su cotización, sin IVA: la aceptada o, si no hay, la última enviada (nunca se suman, porque casi siempre son versiones de la misma obra). Si todavía no le has enviado una, cuenta el valor estimado que capturas en la ficha, y la tarjeta lo marca «estimado». Con eso y la probabilidad el encabezado suma el valor del embudo y el forecast ponderado (valor × probabilidad) de los tratos que siguen abiertos: los ganados y los perdidos ya no cuentan. Si un trato no tiene probabilidad capturada, el forecast usa la de su etapa —Contacto inicial 10 %, Visita al sitio 20 %, Cotización 40 %, Negociación 70 %— y la tarjeta la marca «(por etapa)»; la que capturas en la ficha siempre manda. Debajo del forecast dice cuántos tratos van con la de su etapa. El valor del embudo no es el «Pipeline abierto» del Cotizador: ése suma todas las cotizaciones abiertas, con IVA y con los borradores que ya tienen cliente.
La tasa de cierre es la misma que la del Cotizador: cotizaciones aceptadas entre aceptadas más rechazadas.
Cotizar mueve el tablero solo. Al enviar una cotización, el trato avanza a «Cotización» (solo si estaba antes — nunca retrocede uno ya avanzado). Cuando el cliente la acepta, pasa a «Ganado», incluso si lo habías dado por perdido.
Los prospectos también pueden entrar solos: tu liga pública de captación («Cuéntanos tu proyecto») crea el contacto con su origen anotado. La tarjeta lleva el nombre de la persona y, debajo, el tipo de obra que pidió; su mensaje queda en las notas.
El plazo de tu liga, a la vista. Tu página pública le promete al visitante una respuesta en 24 horas hábiles. Mientras nadie lo haya contactado, la tarjeta del prospecto dice cuánto lleva («llegó hace 6 h», «quedan 4») y, si el plazo pasó, «plazo vencido». Cuentan sólo los días hábiles: lo que llega el viernes en la tarde no se vence el fin de semana. El aviso se apaga en cuanto haces algo con él: lo mueves de «Contacto inicial», le registras una actividad (una llamada, una nota, una visita) o le envías una cotización. Abrir la ficha no cuenta.
Lupo lee el tablero. Pregúntale qué prospectos tienes, cuántos hay en cada etapa o a quién le falta respuesta: te dice cuánto lleva cada uno y, si llegó por tu liga, si ya venció el plazo de 24 horas hábiles que la página promete, con la misma regla que la tarjeta. No sabe de una llamada que nadie registró, así que dice «llegó hace…» o «plazo vencido», nunca que no contestaste. También te puede proponer el seguimiento: una tarea ligada al prospecto, a nombre de quien lo lleva, que confirmas en su tarjeta antes de que exista. Cuando el trato se gana (o se acepta su cotización) o se pierde, el seguimiento que siga abierto se cierra solo; recuperar un trato perdido no lo reabre. Y si le pides que le escriba al prospecto, redacta el correo con lo que sabe del trato: te deja un borrador con el correo que tiene su ficha, y tú lo abres en tu propio correo o lo copias. Constructiva no lo envía. Si la ficha no tiene correo, te pide capturarlo. En Tareas se ve como «Seguimiento de prospecto» y abre su ficha; quien no tiene el permiso de CRM ve la tarea, pero no de quién es. Mover de etapa o escribirle al prospecto lo haces en el tablero. Necesita el permiso de CRM, y el valor de cada trato, el de finanzas.
Lupo sabe qué ficha tienes abierta. Con la ficha de un contacto en pantalla, abre a Lupo (⌘J) y pregúntale por «este cliente»: sabe quién es, de qué tipo o en qué etapa va y de qué empresa, y lee su ficha —sus obras, sus cotizaciones y, si ves finanzas, lo cobrado y lo que debe— sin que le digas el nombre. Lo abre con el mismo permiso que la ficha: el de CRM o el de finanzas. Buscar a otro contacto por su nombre sí pide el de CRM.
Quién ve las cifras del CRM
Ver el módulo y ver el dinero son permisos distintos. Con acceso al CRM ves contactos, etapas y actividad; las cifras — cobrado, facturado, lo pagado a un proveedor o contratista, cartera, el punto de «cuenta vencida», el valor de cada trato y las sumas del embudo — requieren además el permiso de finanzas.
Sin ese permiso las cifras se muestran como «—» con su explicación — nunca como $0, porque un cero afirmaría que el trato no vale nada.
Editar no borra lo que no ves: si tu rol no ve el valor del trato, guardar cambios (por ejemplo, mover la etapa) conserva la cifra intacta.
El Gerente de proyectos sí ve estas cifras. El rol Financiero no entra al CRM — su cartera es la pantalla «Por cobrar», que alcanza desde Tesorería. El Visor no trae el módulo por default; el Owner puede encendérselo.
El proveedor de un egreso
Al registrar o editar un egreso, el proveedor se elige del directorio, y así lo que le pagas cuenta en su ficha. Si no está, puedes escribir el nombre a mano.
Si lo que escribes se parece a un contacto que ya tienes, Constructiva te pregunta si es él y lo liga en un toque. No distingue acentos, mayúsculas ni la forma societaria: «Aceros del Norte» y «Aceros del Norte, S.A. de C.V.» son el mismo.
Si ninguno se llama igual, te ofrece darlo de alta como proveedor y el egreso queda ligado. Necesita el permiso de CRM, y el Visor no puede.
Los egresos que ya se guardaron sólo con el nombre se quedan así hasta que los edites; al abrirlos aparece la misma pregunta.
En Datos fiscales de su ficha puedes elegir su operación DIOT: si te vende bienes, te da servicios profesionales, te renta algo u otros servicios. La hoja Pre-DIOT del paquete del contador la usa para cada pago que le hagas. Si no la eliges, se deduce de cada pago (la retención que declaraste o la categoría Renta) y, si no se puede, la fila sale «Por definir». Una retención declarada en un pago manda sobre lo elegido: dice qué fue ese pago.
Archivar un contacto
Los contactos no se borran: se archivan. Al archivar, el contacto deja de aparecer en listas, buscadores y selectores, y no podrás asignarle nada nuevo — pero sus proyectos, cotizaciones e ingresos se conservan completos y siguen mostrando su nombre en los reportes. Su ficha sigue abriendo, con un aviso de que está archivado.
Es de una sola dirección: desde la app no hay cómo reactivar un contacto archivado. Archiva cuando el trato ya no va a ninguna parte, no para «limpiar» temporalmente.
Importar contactos desde CSV o Excel
Con el botón Importar del directorio subes una hoja (CSV o XLSX, hasta 1,000 filas) y emparejas sus columnas: nombre (y apellido, si vienen separados), RFC, correo, teléfono, tipo, empresa, razón social, etapa del pipeline, ciclo de vida, origen, fecha de alta, notas y dirección. Si la hoja es un export de HubSpot, Pipedrive o el contactos.csv de «Descarga tus datos», las columnas se emparejan solas.
Antes de importar ves qué va a pasar con cada fila:
Nuevo si su RFC y su correo no son de nadie en tu empresa. Un cliente sin RFC entra como prospecto, en «Contacto inicial», salvo que la hoja traiga su etapa. La empresa se liga a la que ya tienes con ese nombre, o se da de alta.
Se actualiza si el RFC o el correo ya son de un contacto: ves el cambio campo por campo. Una celda vacía nunca borra un dato, y las notas se añaden a las que ya hay. La etapa del pipeline de un contacto existente no se mueve desde aquí: eso se hace en el tablero.
A revisar, y no se importa: un RFC inválido, una fila sin nombre, una fila repetida en la misma hoja, una etapa, un tipo o un ciclo de vida que no existen (no se inventan), una fecha que no se entiende o en el futuro, un contacto que ya tienes archivado, o un RFC y un correo que son de dos contactos distintos.
Las fechas se leen como día/mes/año o año-mes-día. Subir el mismo archivo dos veces seguidas no duplica nada: la segunda vez se rechaza.
Empresas
Una empresa agrupa contactos: la constructora con tres residentes, el corporativo con varios compradores. Las obras se relacionan con la empresa a través de su contacto.
Cobrar a la empresa (persona moral). A veces quien paga no es la persona sino la empresa: tratas con el director, pero factura la S.A. Para eso la ficha de la empresa trae el botón «Cobrar a esta empresa»: crea su cliente de facturación — un cliente persona moral con la misma razón social y su RFC (si lo capturaste) — y lo deja vinculado. También puedes elegir la empresa directo al capturar un ingreso (grupo «Empresas» del selector de cliente); el cliente de facturación se crea solo al guardar. Así el contacto sigue siendo tu relación del día a día y el dinero queda a nombre de quien de verdad paga — el RFC del CFDI es el de la persona moral.
El cobrado de la empresa suma ambos caminos — lo cobrado a sus contactos y lo cobrado directo a la persona moral — tanto en su ficha como en el directorio.
«Cobrado» es dinero que entró, no facturas emitidas, y se cuenta para el cliente de la obra: un cobro registrado en una obra suma al cliente de esa obra aunque lo hayas capturado a nombre de otro contacto. Así cuadra con lo cobrado del proyecto. Un cobro sin obra cuenta para el contacto al que lo registraste.
La cifra de «Cobrado» es lo cobrado en sus obras —la misma que el «$ cobrado» de esas obras en Proyectos—. Debajo, aparte, va lo que el contacto te pagó sin obra y lo de obras borradas: es dinero que entró, así que sigue contando, pero ya no sale en Proyectos. Es histórico y con IVA. La tarjeta «Cobrado · YTD» de arriba es todo lo cobrado en el año, tenga contacto o no, y declara esas mismas dos partes.
«Facturado» son los CFDI emitidos, con IVA, y va junto a «Cobrado» porque es lo que tu contador cuadra. Suma lo cobrado que lleva factura (marcado «con factura» o con su folio fiscal) más las estimaciones autorizadas que ya tienen folio y todavía no se cobran. Se cuenta para el mismo cliente que el cobrado. En la ficha del contacto y de la empresa, debajo, van las dos diferencias: lo facturado sin cobrar y lo cobrado sin factura. Sólo una obra por estimaciones registra la factura antes de cobrarla; en un plan de pagos, la factura cuenta cuando registras el cobro.
«Por cobrar», junto a «Cobrado», es lo que ese contacto te debe hoy: las parcialidades de sus cotizaciones que aún no se pagan (sólo el saldo, si ya abonó) y las estimaciones autorizadas sin cobrar de sus obras. Es la misma cuenta que el «Por cobrar» de arriba del directorio: la suma de las filas más lo que no tiene contacto da ese total. Sale en rojo si algo ya venció, y en una empresa suma lo de sus contactos y su cliente de facturación.
Si capturas un contacto nuevo cuyo RFC coincide con el de una empresa, el aviso de duplicado te ofrece crear su cliente de facturación en vez de duplicar la ficha.
Igual que los contactos, archivar una empresa es reversible: sale del directorio pero no destruye nada — sus contactos, obras y cotizaciones siguen vinculados y su historial se conserva completo. Al archivarla, el aviso te confirma cuántos de cada uno conserva. Su cliente de facturación no se archiva con ella: sigue siendo un cliente normal con todo su historial de cobros.
¿Dudas de roles y permisos? La página de Roles y permisos del equipo explica qué ve cada quién; la de Tesorería e IVA, a dónde va el dinero cuando el trato se vuelve obra.