Contactos y prospectos (CRM)

El tablero de prospectos

Cinco etapas: Contacto inicial → Visita al sitio → Cotización → Negociación → Ganado. Arrastra la tarjeta entre columnas para mover el trato; los perdidos se ocultan del tablero y se recuperan con «Mostrar perdidos». Cada tarjeta puede llevar un valor estimado y una probabilidad: con eso el encabezado suma el valor del embudo y el forecast ponderado (valor × probabilidad de cada trato no perdido).

• Cotizar mueve el tablero solo. Al enviar una cotización, el trato avanza a «Cotización» (solo si estaba antes — nunca retrocede uno ya avanzado). Cuando el cliente la acepta, pasa a «Ganado», incluso si lo habías dado por perdido.
• Los prospectos también pueden entrar solos: tu liga pública de captación («Cuéntanos tu proyecto») crea el contacto con su origen anotado.

Quién ve las cifras del CRM

Ver el módulo y ver el dinero son permisos distintos. Con acceso al CRM ves contactos, etapas y actividad; las cifras — facturado, cartera, el punto de «cuenta vencida», el valor de cada trato y las sumas del embudo — requieren además el permiso de finanzas.

• Sin ese permiso las cifras se muestran como «—» con su explicación — nunca como $0, porque un cero afirmaría que el trato no vale nada.
• Editar no borra lo que no ves: si tu rol no ve el valor del trato, guardar cambios (por ejemplo, mover la etapa) conserva la cifra intacta.
• El Gerente de proyectos sí ve estas cifras. El rol Financiero no entra al CRM — su cartera es la pantalla «Por cobrar», que alcanza desde Tesorería. El Visor no trae el módulo por default; el Owner puede encendérselo.

Archivar un contacto

Los contactos no se borran: se archivan. Al archivar, el contacto deja de aparecer en listas, buscadores y selectores, y no podrás asignarle nada nuevo — pero sus proyectos, cotizaciones e ingresos se conservan completos y siguen mostrando su nombre en los reportes. Su ficha sigue abriendo, con un aviso de que está archivado.

Es de una sola dirección: desde la app no hay cómo reactivar un contacto archivado. Archiva cuando el trato ya no va a ninguna parte, no para «limpiar» temporalmente.

Empresas

Una empresa agrupa contactos: la constructora con tres residentes, el corporativo con varios compradores. Las obras se relacionan con la empresa a través de su contacto.

Cobrar a la empresa (persona moral). A veces quien paga no es la persona sino la empresa: tratas con el director, pero factura la S.A. Para eso la ficha de la empresa trae el botón «Cobrar a esta empresa»: crea su cliente de facturación — un cliente persona moral con la misma razón social y su RFC (si lo capturaste) — y lo deja vinculado. También puedes elegir la empresa directo al capturar un ingreso (grupo «Empresas» del selector de cliente); el cliente de facturación se crea solo al guardar. Así el contacto sigue siendo tu relación del día a día y el dinero queda a nombre de quien de verdad paga — el RFC del CFDI es el de la persona moral.

• El facturado de la empresa suma ambos caminos — lo cobrado a sus contactos y lo cobrado directo a la persona moral — tanto en su ficha como en el directorio.
• Si capturas un contacto nuevo cuyo RFC coincide con el de una empresa, el aviso de duplicado te ofrece crear su cliente de facturación en vez de duplicar la ficha.

Igual que los contactos, archivar una empresa es reversible: sale del directorio pero no destruye nada — sus contactos, obras y cotizaciones siguen vinculados y su historial se conserva completo. Al archivarla, el aviso te confirma cuántos de cada uno conserva. Su cliente de facturación no se archiva con ella: sigue siendo un cliente normal con todo su historial de cobros.