Cada proyecto agrupa su información en cuatro frentes: Resumen, Obra (Programa, Presupuesto, Bitácora y — si manejas cuadrilla — Raya), Dinero (Estimaciones, Plan de pagos, Finanzas) y el Expediente (cotizaciones, documentos, equipo, tareas). Si tu rol no incluye finanzas, el frente Dinero no aparece — y el servidor tampoco entrega esas cifras.
Cómo pasar de cotización aceptada a proyecto de obra · se carga desde YouTube al darle play
Los cuatro números del Resumen
Contrato: la suma de tus cotizaciones aceptadas, neto sin IVA.
Cobrado: el dinero que entró (caja). Su «% del contrato» se calcula contra el contrato con IVA — misma base que los cobros — para que un proyecto pagado al 100% diga 100%. Un pago que ya recibiste cuenta aunque todavía no hayas emitido la factura: para el contrato tu cliente ya cumplió. Cuando hay dinero así, debajo del monto verás cuánto está sin factura emitida (en lugar del %), y al registrarlo te queda una tarea para emitirla. Ojo: en el Estado de Resultados y en el IVA ese cobro sigue sin contar hasta que marques el CFDI — ahí manda la regla fiscal.
Ejercido: el costo real de obra, neto sin IVA — comparable contra tu presupuesto, que también es neto.
Margen: lo que la obra va a dejar al cierre — contrato contra costo esperado, ambos netos. El costo esperado es tu línea base del presupuesto, o lo ejercido si ya la rebasaste. No lo mueve la cobranza: cobrar el anticipo no te hace ganar más, sólo antes. Sin línea base no hay margen y te decimos «—» en lugar de inventar un número; para tenerlo, convierte una cotización con capítulos o captura tu presupuesto.
Si gastas más de lo que has cobrado en un proyecto, Lupo te lo señala en la misma pantalla y el proyecto aparece marcado en la lista. Es una señal de caja, no de rentabilidad: una obra sana puede pasar por ahí entre dos cobros.
El avance físico es tuyo
El avance lo declaras tú con «Registrar avance» — es independiente del % cobrado o gastado. Si el proyecto tiene tareas, te sugerimos el % de tareas completadas como pista (no se aplica solo). Y cuando el proyecto tiene línea base con capítulos, el avance pasa a capturarse por fase (en la tabla de Presupuesto) y el global se calcula como promedio ponderado por el peso de cada fase.
Plan de pagos: hitos o estimaciones
El modo de cobro nace al convertir la cotización en proyecto: un presupuesto APU con capítulos cobra por estimaciones (el anticipo es el único hito; cada corte cobra avance y amortiza el anticipo); lo demás cobra por hitos (el plan es tu por-cobrar). Se puede cambiar mientras el proyecto no tenga cobros.
Las parcialidades vienen de tus cotizaciones y son recordatorios: la tesorería no registra nada hasta que el dinero llega.
Marcar cobrado (con confirmación de dos pasos) crea el ingreso ligado en Tesorería por el monto que recibiste — el campo propone el saldo de la etapa. Un pago menor la deja abierta con saldo (puedes abonar de nuevo hasta cubrirla); uno mayor la cierra con el excedente registrado. Si tu cliente te retiene ISR/IVA, captúralas en el mismo formulario al cobrar — y siempre puedes ajustarlas después editando el ingreso.
El plan y la vista pública muestran lo realmente pagado: la etapa abonada enseña su saldo, y tu cliente ve sus abonos en la cotización.
«Vencido» solo cuenta parcialidades de cotizaciones enviadas, vistas o aceptadas — un borrador no genera deuda.
¿Sin plan? Puedes cobrar igual con ingresos manuales. El consejo de Lupo para México: 30% de anticipo y 5% de retención es lo usual.
Estimaciones (cortes de obra)
Cada corte declara un periodo y el avance por capítulo o partida; el sistema calcula: bruto del avance − amortización de anticipo − retención de obra = subtotal, + IVA = total a cobrar. La retención se congela al crear el primer corte. El % de anticipo, si tienes plan de pagos, lo gobiernan las etapas de ese plan cuyo nombre dice «Anticipo» o «Adelanto» — no un campo aparte. Para cambiarlo antes del primer corte, edita el plan de pagos de la cotización; lo ya cobrado no cambia.
El ciclo es Borrador ↔ Autorizada → Cobrada. Cobrar solo se hace con el botón «Cobrar» de un corte autorizado — eso crea el ingreso en Tesorería ligado al proyecto (y es a prueba de doble clic: re-cobrar no duplica).
Un corte autorizado y sin cobrar cuenta como cartera: aparece en Por cobrar de Tesorería y en la ficha del cliente, junto con las parcialidades del plan. La fecha que verás ahí la calcula la plataforma —autorización más 30 días— y va marcada como sugerido: es para que ordenes tu cobranza, no un plazo pactado con tu cliente, y nunca se le envía como tal.
Para regresar una Cobrada a Autorizada, primero borra su ingreso en Tesorería — el corte y el dinero nunca quedan desincronizados.
La retención de estos cortes es el fondo de garantía de obra pactado con tu cliente — no confundir con las retenciones fiscales de ISR/IVA.
Cerrar el proyecto
Al llegar a cierre, el Resumen muestra la utilidad estimada contra la real. Hay una regla dura: no se cierra una obra con egresos sin CFDI — el sistema te dice cuántos faltan para que solicites esas facturas antes. Tu expediente queda completo.