Cada proyecto agrupa su información en cuatro frentes: Resumen, Obra (Presupuesto, Bitácora y — si manejas cuadrilla — Raya), Dinero (Estimaciones, Plan de pagos, Finanzas) y el Expediente (cotizaciones, documentos, equipo, tareas, calendario). Si tu rol no incluye finanzas, el frente Dinero no aparece — y el servidor tampoco entrega esas cifras.
Los cuatro números del Resumen
Contrato: la suma de tus cotizaciones aceptadas, neto sin IVA.
Cobrado: el dinero que entró (caja). Su «% del contrato» se calcula contra el contrato con IVA — misma base que los cobros — para que un proyecto pagado al 100% diga 100%.
Ejercido: el costo real de obra, neto sin IVA — comparable contra tu presupuesto, que también es neto.
Margen real: utilidad real entre contrato (ambos netos). En proyectos 100% de supervisión no aplica y te lo decimos en lugar de inventar un número. Si el margen cae bajo cero, Lupo te lo señala en la misma pantalla.
El avance físico es tuyo
El avance lo declaras tú con «Registrar avance» — es independiente del % cobrado o gastado. Si el proyecto tiene tareas, te sugerimos el % de tareas completadas como pista (no se aplica solo). Y cuando el proyecto tiene línea base con capítulos, el avance pasa a capturarse por fase (en la tabla de Presupuesto) y el global se calcula como promedio ponderado por el peso de cada fase.
Plan de pagos: hitos o estimaciones
El modo de cobro nace al convertir la cotización en proyecto: un presupuesto APU con capítulos cobra por estimaciones (el anticipo es el único hito; cada corte cobra avance y amortiza el anticipo); lo demás cobra por hitos (el plan es tu por-cobrar). Se puede cambiar mientras el proyecto no tenga cobros.
Las parcialidades vienen de tus cotizaciones y son recordatorios: la tesorería no registra nada hasta que el dinero llega.
Marcar cobrado (con confirmación de dos pasos) crea el ingreso ligado en Tesorería por el total de la parcialidad. Si tu cliente te retiene ISR/IVA, captura las retenciones editando ese ingreso.
«Vencido» solo cuenta parcialidades de cotizaciones enviadas, vistas o aceptadas — un borrador no genera deuda.
¿Sin plan? Puedes cobrar igual con ingresos manuales. El consejo de Lupo para México: 30% de anticipo y 5% de retención es lo usual.
Estimaciones (cortes de obra)
Cada corte declara un periodo y el avance por capítulo o partida; el sistema calcula: bruto del avance − amortización de anticipo − retención de obra = subtotal, + IVA = total a cobrar. El % de anticipo y retención se congela al crear el primer corte.
El ciclo es Borrador ↔ Autorizada → Cobrada. Cobrar solo se hace con el botón «Cobrar» de un corte autorizado — eso crea el ingreso en Tesorería ligado al proyecto (y es a prueba de doble clic: re-cobrar no duplica).
Para regresar una Cobrada a Autorizada, primero borra su ingreso en Tesorería — el corte y el dinero nunca quedan desincronizados.
La retención de estos cortes es el fondo de garantía de obra pactado con tu cliente — no confundir con las retenciones fiscales de ISR/IVA.
Cerrar el proyecto
Al llegar a cierre, el Resumen muestra la utilidad estimada contra la real. Hay una regla dura: no se cierra una obra con egresos sin CFDI — el sistema te dice cuántos faltan para que solicites esas facturas antes. Tu expediente queda completo.