Si vienes de otro sistema o de una hoja de cálculo, no recaptures lo que ya cotizaste. En Cotizaciones, junto a «Nueva cotización», está el botón Importar: subes un CSV o un Excel con una fila por cotización (hasta 1,000) y ves qué va a pasar con cada una antes de importar.
Qué lee
Cliente (o su RFC), estado y monto sin IVA son obligatorios. Además puede traer folio, título, fecha, IVA o total con IVA, y una nota.
El estado puede decir aceptada, rechazada, enviada, borrador o vencida (también en inglés). Uno que no se entiende va a revisión.
El IVA sale de su columna, o del total menos el monto sin IVA. Tiene que ser el 16, el 8 o el 0 % del monto: uno que no cuadra va a revisión, porque no se inventa una tasa. Si la hoja no trae ni IVA ni total, se calcula al 16 % y la vista previa te dice a cuántas.
El cotizaciones.csv de «Descarga tus datos» se lee solo, sin acomodar columnas.
Cómo entra cada una
Con la fecha de tu hoja, no con la de hoy. Así una aceptada de 2023 no aparece como «ganada este mes».
Con su folio de Constructiva, de la serie del año de su fecha (una de 2023 sale como 2023-001, 2023-002…). El folio de tu sistema anterior se guarda aparte.
Ligada a un contacto que ya tienes. Se busca por RFC, o por nombre si no hay RFC. Si el cliente no está en tus contactos, la fila va a revisión: importa primero tus contactos.
Sin partidas. Entra como cotización rápida, con su monto. En la lista aparece con «~» delante, como toda cotización rápida.
Lo que no hace
No crea obras. Una cotización aceptada a mano crea su obra; importar 300 aceptadas no crea 300 obras. Si después pasas una importada a «Aceptada» desde la lista, ahí sí se crea, como con cualquier otra.
No gasta tu cupo del mes en el plan Free: lo importado es historia, no uso.
No mueve a tus prospectos de etapa ni toca tu «Por cobrar».
No duplica. Una cotización con un folio que ya importaste va a revisión, y subir el mismo archivo dos veces seguidas se rechaza la segunda vez.
Lo que sí cambia
Tu tasa de aceptación cuenta las importadas: son tu historia real.
El valor de un prospecto en el tablero: si no tenía otra cotización, toma el de su cotización importada (aceptada, o la enviada más reciente), igual que con una capturada aquí.
El «Pipeline abierto» del cotizador suma las enviadas y los borradores que importes. La vista previa te dice cuánto antes de importar; si son viejas, impórtalas como vencidas.